ASSISTANT(E) DE PRODUCTION ÉVÉNEMENTIELLE

ASSISTANT(E) DE PRODUCTION ÉVÉNEMENTIELLE 2019-10-07T16:58:15+00:00

DESCRIPTION DU POSTE ET MISSIONS :

En tant qu’assistant(e) de la directrice de production, et en lien étroit avec les personnes responsables, vous serez amené à être en contact avec différents secteurs du festival : artistique, logistique, partenariat, bénévoles, communication, et aurez notamment pour missions (liste non exhaustive) :
PRODUCTION
– collaborer à l’organisation du Festival (logistique, coordination, …) et participer à la vie de l’association, au montage et démontage du festival ainsi qu’aux autres événements de valorisation des actions de l’asso Bowidel
– suivi de projet et reporting (gérer les différentes étapes des projets confiés et effectuer un reporting)
– assurer la bonne diffusion des informations en interne et développer des outils de production à destination des responsables de secteurs et bénévoles (livret d’accueil, document de synthèse, organigramme, trombinoscope, …)
– gestion des demandes d’emplacements ambulants (sélection, rédaction des conventions, accueil)
– gestion des objets trouvés (procédure de recherche, gestion sur site, suivi des demandes après festival …)
ARTISTIQUE
Vous assistez le régisseur général, le régisseur plateau et l’équipe « Accueil artistes » dans les missions suivantes :
– compilation des informations sur tous les artistes, suivi des riders (notamment besoin catering)
– gestion des hébergements des artistes et des intermittents (réservation et rooming-list), des transferts (runners)
– pendant la période d’exploitation du festival, en lien avec le régisseur scène, gestion des déclarations Sacem, création et suivi des listes invités des artistes, gestion des accès, …
GESTION DES BÉNÉVOLES
Vous assistez la coordinatrice des bénévoles dans les missions suivantes :
– suivi des inscriptions des bénévoles (constitution des équipes, …) et relance téléphonique
– récupération et traitement d’informations obligatoires
– envoi de documents d’information personnalisés aux participants
– aide sur l’élaboration des plannings et horaires de vacation
Au regard du contenu des sujets abordés, il vous sera expressément requis une totale confidentialité. Toutes ces actions devront être validées avec votre responsable hiérarchique.
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation minimum Bac+3 ou équivalent dans le domaine de la culture, de l’événementiel ou du commerce, …
Capacités rédactionnelles, dynamisme, autonomie, rigueur, polyvalence, esprit d’équipe et force de proposition. Une première expérience en production/organisation d’événements est souhaitée (bénévolat ou stage).
Maîtriser parfaitement les logiciels de bureautique (suite office) dont tableurs excel (tableau croisé dynamique) / Permis de conduire et véhicule obligatoires / Convention de stage obligatoire
MODALITÉS DU STAGE :
Date limite de candidature : 30 Novembre 2019
Lieu de travail : Maison des Associations, 2 Le Louvre, 22100 BOBITAL
Durée du stage : 4 mois de Mars à juillet 2020 / Temps de travail : 35h/semaine annualisées, travail ponctuellement soir et/ou week-ends, gratification minimale selon la législation en vigueur à la date du stage. Envoyer un CV + lettre de motivation à l’adresse presse@bobital-festival.fr à l’attention de Faustine VASSE, Directrice de Production (après étude de votre candidature, un rendez-vous pourra vous être proposé).